Att förvalta en fastighet
När en bostadsrättsförening har köpt en fastighet är styrelsen ansvarig för föreningens ekonomi och fastighetens skick. De flesta tar efter köpet därför stöd av en professionell fastighetsförvaltare. Förvaltaren har kunskaperna som behövs för att avgöra vilka krav som ställs på föreningen, hur ekonomin ska skötas och vad fastigheten behöver i form av underhåll.
Här nedan förklaras vad fastighetsförvaltning innebär, och vad man ska tänka på när man börjar upphandla förvaltningshjälp.
Vad är teknisk och ekonomisk förvaltning?
Teknisk förvaltning av en fastighet innebär allt som har med underhållet att göra: dels den dagliga driften, som kan vara trappstädning, byte av glödlampor, snöskottning, gräsklippning och liknande. Men också lite större frågor som uppvärmning, ventilation, stambyten och fasadrenoveringar.
Ekonomisk förvaltning är hanteringen av föreningens ekonomi, till exempel lån, budget och bokslut, löpande bokföring och medlemsregister. Men det kan också innebära hjälp med förhandling hyresavtal med hyresgäster och liknande.
Vad kostar det, och hur mycket bör man upphandla?
Kostnaden beror helt på vilka delar man behöver hjälp med och vilken servicenivå föreningen önskar. En väldigt liten förening kanske upplever att kostnaden per lägenhet blir för stor om man till exempel köper trappstädning, och bestämmer sig istället för att hjälpas åt på ett rullande schema. Större föreningar har ofta råd att köpa mer förvaltning, och därmed blir det mindre jobb för de boende och styrelsen.
Det finns föreningar som klarar sig utan att köpa någon förvaltning alls, om kompetensen och tiden som krävs istället finns hos de boende eller i styrelsen. Både den tekniska och ekonomiska förvaltningen kräver specialistkompetens, och krav ställs från staten både på underhållet av fastigheten och på den ekonomiska redovisningen. I bostadsrättsföreningar finns sällan den kompetensen, särskilt i början, och därför är det oftast klokt att köpa den förvaltning som är nödvändig. Om man efter ett tag märker att man kan klara av något själv kan man ta över det då, istället för att börja från andra hållet och upptäcka att man inte riktigt visste hur man gjorde.
Kostnaderna för förvaltningen finns med i den ekonomiska planen som föreningen gör innan köpet, så det kommer inte som någon otrevlig överraskning.
I vilket stadium av en ombildning ska man börja tänka på förvaltning?
För att fastighetsförvaltaren ska vara förberedd på fastighetens situation bör han eller hon vara redo att sätta igång redan innan fastigheten är köpt och överlåten, helst så långt som tre månader i förväg. Tänk dessutom på att det kan ta ett tag att hitta en förvaltare som passar bra för just er förening. Det kan därför vara klokt att börja titta efter en lämplig förvaltare fyra-fem månader innan man räknar med att köpet är klart och föreningen tar över fastigheten.
Vad ska man tänka på när man upphandlar förvaltning?
Att jämföra olika aktörer på marknaden är viktigt. Begär in flera kostnadsförslag och jämför. Fråga också efter referenser, och ring runt och kolla med de som anlitat företaget tidigare. Förvaltaren måste vara någon som ni känner er trygga med, som har god erfarenhet och som har ett långsiktigt perspektiv på förvaltandet. Priset är förstås också viktigt: målet för föreningen är att få så mycket värde för pengarna som möjligt. Billigast behöver inte alltid vara bäst. Föreningen ska få de tjänster som den behöver med hög kvalitet. Därför är det också viktigt att man är noggrann med vad man behöver. Ett gediget underlag som behandlar vad man behöver är därför viktigt, så att förvaltaren vet vad han eller hon ska ge ett kostnadsförslag på.
Många förvaltare erbjuder också utbildning för bostadsrättsföreningar, så att man kan få bättre koll på vad man behöver och hur man gör. Att åtminstone någon i styrelsen är insatt i frågan är viktigt, så undersök om de förvaltare ni överväger erbjuder detta eller om någon i styrelsen har erfarenhet av det sedan tidigare.
Ett stöd i arbetet med att upphandla förvaltning är Avtal för fastighetsförvaltning, ett styrdokument som förvaltningsbranschen tagit fram. På Forum för förvaltning och service, förvaltningsbranschens organisation, kan du läsa mer och beställa material. Deras hemsida finns på: