Undvik fallgroparna när du köper förvaltning

Intervju med Bo Retzius, HSB

Bo Retzius är stabschef på förvaltningsavdelningen, HSB Stockholm. HSB är en av många aktörer på marknaden för fastighetsförvaltning.

Berätta om HSB – vad gör ni?
HSB är ett kooperativt bostadsföretag där man har ett ömsesidigt medlemskap. Vi både bygger och förvaltar bostäder för våra medlemmar och medlemsföreningar.

Vad är teknisk och ekonomisk förvaltning?
Ekonomisk förvaltning är bokföring, budget, bokslut, medlemsförteckning, pantregister, hyresavtal, deklarering och liknande saker. Den tekniska förvaltningen handlar om den dagliga driften och skötseln av fastigheten. Till exempel energifrågor, nyckelhantering, underhåll, fastighetsskötsel och markskötsel. Man har ett fastighetsägaransvar som innebär både ett kort- och långsiktigt tänkande vad gäller ekonomi och teknik.

Finns det föreningar som klarar sig helt utan förvaltningshjälp?
Det är klart att det finns – grunden för bostadsrättsföreningen är ju att man förvaltar fastigheten själv. Det juridiska ansvaret har alltid styrelsen oavsett vem som utför arbetet. Man fixar det själv. Men kraven har ökat, tekniken har blivit bättre. Det är hårdare lagkrav, nya tekniska lösningar, skatteregler och liknande som gör att få klarar det själv. Grundpelaren i förvaltningen idag är den ekonomiska förvaltningen. De krav som ställs på det området är svåra, och det tenderar inte att bli enklare. Jag tror inte att vi har någon i HSB Stockholm som klarar sig helt själv. Är man en liten förening så kan man klara delar av den tekniska förvaltningen själv, men väldigt många behöver hjälp ändå eller väljer det i alla fall. Det gäller att hitta en paketering av tjänster som är anpassad efter de behov man har.

Vad kostar det?
Det beror förstås på omfattningen. Men ett ekonomiavtal brukar ligga på mellan 500-800 kronor per lägenhet och år. Det är ett normalt ekonomiavtal med hyresavisering, bokslut, budget och bokföring. Ju större man är desto billigare blir det per lägenhet. Vi har allt ifrån föreningar med 8-10 lägenheter ända upp till 1000 lägenheter, och det är ju samma sak som ska produceras, så det är ingen jättestor skillnad. Ett förvaltaravtal kan ligga på mellan 500-1000 kronor per lägenhet och år, beroende på hur mycket man köper.

Vad ska man tänka på när man köper förvaltning?
Att inte köpa varken för lite eller för mycket. Risken är att man köper fel, att man inte går igenom precis vad man behöver. Därför finns Avtal för fastighetsförvaltning, AFF som är ett
regelverk som fastighetsbranschen gemensamt tagit fram. Det innehåller allt vad man behöver tänka på när man förvaltar en fastighet. Allt från juridiska dokument till beskrivning av tjänster. Då kan man se vad man kan göra själv och vad man kan överlåta. En viktig sak när man upphandlar är att man gör ett förfrågningsunderlag, så att man är tydlig och har gått igenom sitt behov. Det underlättar för oss entreprenörer men säkerställer också att föreningen får den hjälp de behöver.

Har du några andra råd och tips till de som är i färd med att upphandla förvaltning?
Att man gör ett bra förfrågningsunderlag och sätter sig in i frågorna. Det är en del av jobbet som en styrelse har, att vara seriös när man går igenom det. Det lär man sig väldigt mycket på. Sen tycker jag att man inte ska förhasta sig utan låta det ta tid. Man ska inte bara gå ut och ställa en fråga till en mängd olika bolag. Var noga när du väljer vilka förvaltare du vill gå ut till, gör ett bra förfrågningsunderlag, och ha en bra tidplan så att det blir väl genomtänkt.

Publicerad: den 7 februari 2008