Så arbetar styrelsen

De stadgar som föreningen antar fungerar som ramar för styrelsens arbete, men vem som gör vad i styrelsen är till stor del utlämnat till föreningen och styrelsen själv att bestämma. Det är dock viktigt att det finns en kontinuitet i arbetet och att gamla styrelseledamöter som avgår gör det så enkelt som möjligt för de nya ledamöterna att sätta sig in i deras arbete. Det är viktigt att tänka långsiktigt och exempelvis inte göra sig beroende av en enskild ledamots kompetens för en fungerande styrelse. Därför är det bra att sprida kompetensen bland föreningens medlemmar så att föreningens arbete kan fortgå utan problem även om styrelsens sammansättning förändras. De vanligaste och mest ansvarsfyllda positionerna i en förening brukar vara:

Ordförande

Ordförandeposten är den mest ansvarsfyllda positionen och kräver också mest arbete. Ordföranden är den som leder styrelsens arbete och till hans/hennes uppgifter hör bland annat att kalla till styrelsemöten och att se till att styrelsearbetet fortlöper. Ordföranden är också den som är ytterst ansvarig för att stämmo- och styrelsebeslut genomförs.

Sekreterare

Sekreterarposten kräver noggrannhet. Sekreteraren är den som ska föra protokoll och se till att dessa undertecknas och förvaras på ett korrekt och säkert sätt.

Ekonomiansvarig

Den som är ekonomiskt ansvarig har vanligtvis ansvar för att kontinuerligt ha kontakt med föreningens ekonomiska förvaltare och kontrollera så att föreningen får in avgifter från medlemmar och hyror från hyresgäster. Denne brukar också, i samråd med föreningens ekonomiska förvaltare och revisor, vara ansvarig för att bokslut och deklaration upprättas. Även om många föreningar väljer att anlita ekonomiska förvaltare och lägga ut större delen av sin ekonomiska förvaltning på en extern part så bör någon i styrelsen även fortsatt ha en löpande kontroll över vad som sker med föreningens ekonomi.

En ekonomisk förening måste ha minst en revisor. Revisorn väljs av medlemmarna på föreningsstämman såvida inte stadgarna säger något annat. Revisorn är en ekonomisk kontrollant som ansvarar för att kontrollera hur ekonomin sköts i föreningen. Till revisorns uppgifter hör att gå igenom löpande räkenskaper, inkomster och utgifter samt att granska årsredovisningen. När året är slut skriver revisorn en revisionsberättelse, som beskriver hur granskningen har skett och om revisorn har hittat några anmärkningar på det sätt som verksamheten har bedrivits. Det ställs krav på vem som får och inte får vara revisor. En revisor måste exempelvis vara minst 18 år gammal och får inte vara ledamot, suppleant eller firmatecknare i föreningen. Revisorn får inte heller vara gift, sambo eller nära släkt med någon i styrelsen. Däremot får revisorn vara medlem i föreningen.

I mindre föreningar krävs inte att revisorn är auktoriserad eller godkänd, men större föreningar måste ha en revisor som är godkänd eller auktoriserad av Revisorsnämnden. Större föreningar måste också anmäla den auktoriserade revisorn till Bolagsverket.

Som större förening räknas om ni uppfyller något av dessa kriterier:

• Medelantalet anställda i föreningen ska under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren ha varit mer än 50.
• Föreningens redovisade balansomslutning ska för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren ha varit mer än 40 miljoner kronor
• Föreningens redovisade nettoomsättning ska för vart och ett av de två senaste räkneskapsåren ha varit mer än 80 miljoner kronor

Internrevisor

Många föreningar väljer, utöver att ha en vanlig revisor, att också utse en så kallad internrevisor. Internrevisorn är medlemmarnas ombud in i styrelserummet och har till uppgift att kontrollera att styrelsen sköter sitt arbete på ett korrekt sätt. Det gör internrevisorn genom att bland annat då och då delta på styrelsemöten, kontrollera att protokollen är i sin ordning och att besluten har fattats på ett korrekt sätt.

Som en ny bostadsrättsförening kan det vara en fördel att gemensamt genomgå en utbildning i styrelsearbete. Ta gärna kontakt med er förvaltare eller ombildningskonsult för att se om dessa erbjuder utbildningar i styrelsearbete.