Köpstämman är det möte där föreningen tar det formella beslutet om man ska köpa fastigheten eller inte. Det är ett viktigt beslut och därför finns det både observatörer och andra kontrollmekanismer för att säkerställa att processen sköts på ett korrekt sätt. BildaBostad har pratat med Hanna Eriksson, advokat vid Kilpatrick Townsend & Stockton Advokat KB och Michaela Andersson, ansvarig för information om ombildningar på Familjebostäder om deras arbete med köpstämmor.
Hanna Eriksson, om observatörens roll under en köpstämma:
- Observatören har i första hand en granskande och kontrollerande roll på en köpstämma. Vår uppgift är att granska att allt går rätt till enligt stadgar och Bostadsrättslagen. Därefter lämnar vi rapport till vår uppdragsgivare.
Vad gör en observatör?
- Observatören får del av och granskar relevanta handlingar och dokument inför en köpstämma, till exempel den ekonomiska planen, stadgar, kallelse m.m. Vi deltar även vid själva köpstämman. Efter köpstämman skriver vi en rapport om köpstämman, beslutet som fattats, och förfarandet. Vi rapporterar alltid eventuella tveksamheter i efterhand. I möjligaste mån besvarar vi även frågor, antingen på plats eller i efterhand.
Vem utser er?
- Vi är oberoende observatörer. Det ska därför poängteras att vi varken företräder ja- eller nej-sidan, utan att vi är där på uppdrag av staden som juridiskt stöd och för att bevaka att processen går rätt till. Tanken är att det ska vara bra för båda parter, då det är en fördel för alla om besluten sker på ett korrekt sätt.
Hur går bevakningen på köpstämmorna till? Vad tittar ni på?
- Under köpstämman granskar vi själva händelseförloppet såklart men vi kontrollerar även avgivna fullmakter och röstningsförfarandet.
Vad händer om ni ser något som inte verkar stämma?
- I regel försöker vi ta upp eventuella tveksamheter med ombildningskonsulten direkt, det bör dock påpekas att det är ombildningskonsulten som har bestämmanderätten. I efterhand rapporterar vi även alltid alla tveksamheter eller oklara situationer som kan ha uppkommit.
Vad händer efter ni lämnat er rapport till bostadsbolagen?
- Efter att vi lämnat vår rapport gör bostadsbolagen en egen granskning och kontroll av köpstämmans beslut och därtill hörande handlingar. Ofta slutar observatörens roll där, men om det uppkommer frågor vid bostadsbolagens granskning är vi även behjälpliga med detta.
När observatörerna har lämnat in sina rapporter är det bostadsbolagen som tar vid i processen. Michaela Andersson, Familjebostäder, beskriver bostadsbolagets arbete.
- Det går till så att det finns en oberoende observatör som är med på stämman. Observatören lämnar sedan en rapport till oss på Familjebostäder om hur utgången av röstningen blivit, samt eventuella synpunkter eller anmärkningar på röstningsförfarandet eller stämman i övrigt. Vi läser rapporten och om det finns anledning att kontrollera stämmohandlingarna särskilt noga eller ifrågasätta stämmoförfarandet därefter så gör vi det.
Vad tittar ni på när ni granskar observatörernas rapporter?
- Vi tittar särskilt på om resultatet ligger precis under eller över gränsen samt om rapportören hade några synpunkter som föranleder någon åtgärd från vår sida. Det kan till exempel handla om extra folkbokföringskontroll, dvs. att kontrollera att bara de som är folkbokförda på adressen vid köpstämman och samtidigt står på förstahandskontraktet har röstat.
Finns det andra kontrollmekanismer utöver dessa protokoll? I sådant fall vad?
- Ja, som exempel så jämför vi föreningens stadgar med fullmaktsförfarandet för att kontrollera att de stämmer med varandra. Dock förväntas den oberoende observatören ha insyn i stadgarna och se till att de följs. Vi noterar även i det fall det finns två kontraktsinnehavare på ett kontrakt att båda röstat på stämman eller undertecknat fullmakt åt annan att rösta.
När kan en stämma ogiltigförklaras?
- Det kan handla om att observatören har synpunkter på att det inte gått rätt till, eller om vi genom våra kontroller märker att saker och ting inte skett på rätt sätt. Till exempel om någon har röstat som inte har rätt att rösta.Inte bara köpstämman kontrolleras under en ombildningsprocess. Klicka här för att läsa mer om kontrollmekanismerna bakom ombildningsprocessen.